|
Maintien des documents volumineux peut être lourd , mais il existe des outils intégrés dans le programme Microsoft Word qui font le travail gérable. Utilisez " Trouver ", " Commentaires de mot" et " caractéristiques Suivi des modifications " pour modifier le document , puis protéger une fois qu'il est dans sa forme finale . Trouvez rapidement les informations pertinentes , commenter des questions ou des préoccupations , puis envoyer le tout document à un collègue de changements, qui seront suivis avec ses initiales . En protégeant le document , vous pouvez contrôler les types de modifications , le cas échéant , qui sont autorisés . Avec l'utilisation de ces outils, votre grand document paraîtra plus petite et plus facile à gérer . Instructions
Trouver
1 Trouvez texte dans le document en appuyant sur la touche " Control" tout en appuyant sur la touche " F". Alternativement, vous pouvez cliquer sur "Rechercher" dans le menu " Home" .
2 Tapez le texte que vous recherchez et appuyez sur " Entrée". La recherche n'est pas sensible à la casse par défaut , de sorte que , par exemple , vous pouvez entrer "texte" ou "Texte" pour les mêmes résultats .
3 Cliquez sur "Plus" pour affiner votre rechercher par cas, préfixe ou génériques. Continuer à chercher jusqu'à ce que vous trouviez votre texte désiré .
Commentaires
4 ajouter des commentaires sur le document en soulignant le texte de votre commentaire seront liés à la navigation de «revoir» et sélectionner " Nouveau commentaire. " Entrez votre commentaire dans le champ qui apparaît. Commentaires ressortent , afin qu'ils puissent facilement être modifiés ou supprimés.
5 Accédez à " examiner ", puis " Afficher les marques " et décochez "Commentaires" pour masquer temporairement commentaires. Ceci est utile pour l'impression d'une copie non corrigée .
6 un clic droit sur la colonne en surbrillance et sélectionner "Supprimer Commentaire " pour supprimer le commentaire entier . Accédez à " Revoir Pane » dans le menu de suivi et de sélectionner le positionnement vertical ou horizontal pour voir une liste de toutes les modifications dans le document.
Suivi des modifications
7 Accédez à le menu " Revue " et sélectionnez " options" suivi des modifications choisir les types de modifications que vous souhaitez suivre et les options de formatage que vous aimeriez utiliser . Par exemple, vous pouvez utiliser une couleur de texte bleu pour les changements de mise en forme et une police barré rouge pour les suppressions .
8 Cliquez sur «Suivi des modifications » pour activer le suivi . Vos initiales seront enregistrées à côté de vos modifications.
9 Éteignez le suivi des modifications en sélectionnant « Suivi des modifications » à nouveau. Toutes les modifications effectuées pendant le suivi des modifications est désactivé ne seront pas enregistrées .
10 accepter ou de rejeter les modifications apportées par d'autres en sélectionnant les «Accepter » ou « Refuser» boutons appropriés. Cacher temporairement les modifications en sélectionnant " Tous les relecteurs " dans le menu " Afficher les marques " au sein de " Tracking ".
Protéger le document
11 Sélectionnez " Protéger le document » dans la Revue menu et choisir vos restrictions voulues . La protection de l' intégrité du document peut augmenter sa crédibilité et son utilité.
12 Sélectionnez «Restrictions de mise en forme " à interdire les modifications à certains types de mise en forme , tels que des légendes ou des corps tiret styles. Ou laisser toutes les restrictions de mise en forme sélectionnés pour rejeter tous les changements de mise en forme .
13 Choisissez "Commentaires " ou " suivi des modifications " pour forcer tous les utilisateurs de documenter les changements , que vous pouvez consulter ultérieurement . Ou choisissez " Aucun changement " si vous voulez que le document en lecture seule .
14 faire des exceptions pour qui les règles s'appliquent . Par exemple, vous pouvez vous exclure des règles de protection , permettant seulement à vous-même pour faire des changements.
15 cliquez sur "Oui Activer la protection " et entrez un mot de passe pour le document , si désiré. Sinon , cliquez sur " OK" et votre document sera protégé . Cliquez sur " Arrêter la protection » afin de permettre à nouveau des changements .
|
