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Gardez une trace de vos transactions commerciales avec une base de données Microsoft Access. Utilisation des tableaux et des rapports, vous pouvez vous connecter heures, les salaires et les informations clients , et de les afficher avec une facture. Au lieu de créer manuellement une facture personnalisée à chaque fois que vous devez facturer un client , Access peut générer automatiquement les factures que vous pouvez consulter, imprimer ou par courriel. Le rapport que vous créez contiendra toutes les factures , de sorte que vous n'aurez pas à rechercher des documents lorsque vous avez besoin de revoir les factures antérieures . Instructions
1 créer une table "Client" qui contient tous vos clients ou des informations client en cliquant sur le bouton " Création de table " dans l'onglet "Créer" du ruban en haut de la page. Le " Design Tableau " outil vous permet de créer un tableau à partir d'un modèle vierge . Inclure des champs pour le nom de votre client , vos coordonnées et le numéro d'identification unique .
2 créer une table "Facture " qui contient des informations concernant chaque transaction commerciale. Ajoutez des champs pour l'emplacement , le coût et autres détails nécessaires. Pour affecter un client pour chaque transaction, ajouter un champ " Nom du client ", sélectionnez " Assistant Liste de choix » comme un type de données et un lien vers la table "Client" .
3 Sélectionnez le client de champ Nom de la " Assistant Recherche " pour afficher les noms dans le champ " nom du client " de votre table "Facture " . Cette étape crée une relation entre le «client» et des tables «facture» , et réduit la redondance des données . Au lieu de taper les informations de contact du client pour chaque transaction commerciale, vous stockez les informations une seule fois dans la table "Client" .
4 Créer un rapport «Facture» en sélectionnant le bouton " Report Wizard " à partir de l'onglet "Créer" sur le ruban. Sélectionnez tous les champs de la table "Facture " et les informations de contact de la part du " clients " tableau pour afficher le rapport. Sélectionnez l'option " modifier la conception du « Rapport sur le dernier écran de l'assistant " Rapport " pour changer la mise en page du rapport.
5 Ajouter un en-tête et pied de page , et comprennent vos coordonnées de l'entreprise, logo et modalités de facturation . Augmenter la taille de la section détail du rapport pour afficher une seule transaction par page. Ajouter des sous-totaux et des totaux en plaçant des contrôles calculés sur votre rapport et en entrant une expression telle que " = [ BillableHours ] * [ salaire ] . "
6 enregistrer votre rapport et nommez-le avec un titre descriptif . Commutateur sur " Aperçu avant impression " vue d'examiner le contenu et la présentation de votre rapport.
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