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Microsoft Access est un programme de base de données relationnelle conçue spécifiquement pour vous permettre de stocker et d' identifier les données à travers de multiples tables. Vous souhaitez utiliser Access au lieu d'Excel pour suivre une formation , car elle élimine informations répétitives et vous permet de tirer des informations ainsi similaire à répondre à des questions importantes, telles que " Qui a eu la formation X ? " Pour suivre la formation avec Microsoft Access, vous devez construire une base de données . Instructions
1 créer une table stagiaire . Ce tableau montrera tout le monde qui a besoin d'avoir une formation . Chaque stagiaire aura une entrée ou une ligne , dans ce tableau, avec un numéro d'identification unique de stagiaire . Toute information supplémentaire nécessaire à vos besoins devrait être ajoutée , telles que des informations de contact. En supposant que tout le monde a besoin de la même formation , vous devez créer des champs pour chaque cours de formation nécessaire . Sinon, vous devez ajouter un champ de type de formation pour chaque stagiaire , puis créer une formation distincte tableau nécessaire.
2 créer une table de formation ou de tables. Vous pouvez créer une table qui a tout le potentiel de formation avec un ID de formation que les informations essentielles et complémentaires sur cette formation dans d'autres domaines . Si vous avez plusieurs instances de la même formation que vous souhaitez identifier séparément (la classe 101 Stuff Avril est sensiblement différente de celle de mai Farcir 101 classe) , soit vous devrez faire un champ d' ID supplémentaire dans votre tableau de formation pour le type de formation , ou vous pouvez créer différentes tables pour différents types , de sorte que vous pourriez avoir un Stuff 101 tableau de formation distinct de Stuff 102.
3 Relate stagiaires pour leur formation avec les relations. Sans relations, vous ne pouvez pas dire qui a eu une formation qui . Il ya deux façons de le faire . Relier les identifiants de formation à partir des tables de formation à la table stagiaire - ce qui signifie que vous suivez une formation essentiellement en cochant quand une personne suit un entraînement . Or , le lien entre les identifiants des stagiaires à partir des tables de stagiaires aux tables de formation , dans ce cas , vous suivez une formation qui a terminé par chaque classe. La seconde méthode serait idéal si la formation se fait en groupe et la participation ou décès est enregistré.
4 utiliser des requêtes et des rapports. Après vos tables et les relations sont identifiées, vous pouvez créer des requêtes pour voir les stagiaires ont suivi une formation particulière. Vous pouvez également voir quelle est la formation restant pour tout stagiaire particulier. Les rapports peuvent être fondées à partir de requêtes pour rendre cette information plus imprimer.
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