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Voici une ventilation de la façon de rendre vos feuilles de calcul Excel plus faciles à lire, couvrant la mise en forme, l'organisation et les meilleures pratiques:
Formatage pour la lisibilité
* Choix de police:
* clair et cohérent: Tenez-vous à quelques polices propres (Arial, Calibri, Verdana, etc.). Évitez les polices fantaisie ou trop décoratives.
* Taille: Choisissez une taille facile à lire (10-12 points est généralement bon).
* Couleur: Utilisez des couleurs avec parcimonie. Envisagez d'utiliser la couleur pour mettre en évidence des informations importantes, mais n'allez pas trop loin.
* Alignement:
* Alignement à gauche: Utilisez l'alignement de gauche pour la plupart des textes et des données.
* aligné à droite: Alignez les nombres à droite pour une comparaison facile.
* aligné au centre: Utilisez l'alignement central pour les titres et les titres.
* hauteur de ligne et largeur de colonne:
* ajuster le contenu: Assurez-vous que les lignes sont suffisamment grandes pour que le texte et les chiffres s'adaptent confortablement. Ajustez la largeur de la colonne afin que vous puissiez voir toutes les données de chaque cellule.
* dimensionnement cohérent: Utilisez la même hauteur de ligne et la même largeur de colonne tout au long de votre feuille de calcul si possible.
* Gridlines:
* Afficher les grilles: Affichez clairement les cellules de séparer clairement les cellules.
* Masquer les grilles: Si vous voulez un look plus poli pour l'impression, cachez les grilles.
* Borders:
* Soulignez les domaines clés: Utilisez les frontières pour souligner les sections, les tables ou les en-têtes.
* Utilisation cohérente: Tenez-vous à un style de bordure cohérent partout.
* Couleur et ombrage:
* Utilisation stratégique: Utilisez des couleurs pour mettre en évidence les lignes, les colonnes ou les points de données.
* Accessibilité: Soyez conscient de la cécité des couleurs et utilisez des couleurs contrastées pour assurer la lisibilité.
Organisation et structure
* En-têtes et pieds de page:
* Identification de la feuille de travail: Incluez un en-tête clair avec le nom de la feuille, la date ou d'autres informations pertinentes.
* Numéros de page: Ajoutez des numéros de page pour faciliter la navigation des documents imprimés.
* Structure de données:
* Tables: Utilisez des tables pour présenter des données structurées. Les tables Excel vous permettent de formater et d'analyser les données plus efficacement.
* Étiquettes: Utilisez des étiquettes claires et concises pour les lignes, les colonnes et les points de données.
* regrouper et décrivant:
* s'effondrer / se développer: Lignes ou colonnes liées au groupe et utiliser la contribution pour effondrer ou développer des sections pour une navigation plus facile.
* lignes et colonnes vierges:
* pauses visuelles: Utilisez des lignes et des colonnes vierges pour séparer les sections de données et rendre votre feuille de calcul plus attrayante visuellement.
meilleures pratiques pour la lisibilité
* clair et concis: Utilisez un langage simple et évitez le jargon inutile.
* Évitez la redondance: Ne répétez pas les informations à plusieurs endroits.
* Utilisez des graphiques et des graphiques: Visualisez vos données avec des graphiques et des graphiques pour rendre les informations complexes plus faciles à comprendre.
* Validation des données: Utilisez la validation des données pour éviter les erreurs et assurer la cohérence des données.
* Commentaires: Ajoutez des commentaires pour expliquer vos données ou formules si nécessaire.
* tester et affiner: Montrez votre feuille de travail à d'autres et obtenez des commentaires sur la lisibilité.
Outils Excel spécifiques
* Formatage conditionnel: Mettre en évidence les cellules en fonction des conditions.
* peintre en format: Copiez rapidement le formatage d'une cellule à une autre.
* Freeze Panes: Gardez les en-têtes visibles lorsque vous faites défiler les grands ensembles de données.
* Aperçu d'impression: Voyez à quoi ressemblera votre feuille de travail une fois imprimé.
Exemple:
Imaginez que vous avez un rapport de vente. Voici comment le rendre plus lisible:
1. En-têtes: Ajoutez une ligne d'en-tête avec "produit", "quantité vendue", "prix" et "revenus totaux" (aligné à gauche).
2. Formatage:
* Appliquez un formatage en gras sur la ligne d'en-tête.
* Alignez à droite la «quantité vendue», «prix» et «revenus totaux».
* Utilisez des bordures pour créer une table claire.
3. Validation des données: Assurez-vous que seuls les numéros sont entrés dans les colonnes de quantité et de prix.
4. Calculs: Utilisez une formule pour calculer le «revenu total» (quantité vendue * prix) et afficher les résultats dans une colonne distincte.
5. CHARTS: Créez un graphique à barres pour visualiser les revenus totaux de chaque produit.
N'oubliez pas que l'objectif est de rendre votre feuille de travail facile à comprendre et à naviguer.
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