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A PDF ou Portable Document Format , est un format standard qui permet aux gens de partager des documents entre différents ordinateurs et systèmes d'exploitation . Un fichier PDF sera identique sur tous les ordinateurs , même ceux avec différentes polices ou les pilotes d'imprimante installés . L'assemblage des composants de sortie pour un rapport et les mettre en forme sous forme de fichier PDF est facile à faire si vous avez le bon logiciel. Choses que vous devez
Microsoft Office 2007 et Adobe Acrobat
ou
ScanToPDF logiciel
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Format rapport à l'aide de Microsoft Office 2007
1 Format du rapport avec le moins de pièces séparées de la suite de logiciels de bureau que possible. Par exemple, si vous avez une ou deux diapositives PowerPoint , mais beaucoup de pages de texte , vous pouvez insérer les diapositives dans un document Word ou Publisher. Export de chaque diapositive dans un fichier JPG, puis placez-les sur une page vierge dans le document Word ou Publisher. Copier un tableau d' Excel et le placer dans un document Word ou Publisher d'une manière similaire.
2 plan sur l'ensemble du document. Décidez quelles pages iront là où , s'ils ont besoin de numéros de page, et l'orientation de chaque page. Cela vous aidera à décider combien de fichiers PDF, vous aurez besoin. Si vous avez besoin d'une table des matières , le format que vers le début du premier fichier Word ou Publisher.
3 chaque composant d'Office que vous utilisez, enregistrer la sortie du rapport en format PDF image. Dans Access, Excel , PowerPoint et Word, le faire en cliquant sur le bouton " Microsoft Office " dans le coin en haut à gauche ( rond avec un logo de couleur). Sélectionnez "enregistrer sous " dans le menu et choisissez PDF . Tapez le nom du fichier et assurez-vous que le fichier est enregistré dans l'emplacement que vous préférez . Si une partie de votre rapport a été créé dans InfoPath , OneNote ou Publisher , cherchez le " Publier en tant que PDF" ou " Exporter vers " option dans le menu Fichier et assurez-vous que vous enregistrez le fichier comme un type PDF .
4 imprimez chaque fichier PDF et d'organiser les pages dans l'ordre que vous avez besoin. Cette étape est facultative , mais il est toujours bon d'imprimer un fichier et le relire avant d'enregistrer la copie finale et distribuer électroniquement .
5 Utilisez Adobe Acrobat pour regrouper les fichiers PDF en un seul fichier . Si vous avez Acrobat 9 ou plus , vous pouvez créer un groupe de fichiers qui deviennent un fichier PDF à l'aide de la fonction de porte-documents PDF .
Utilisez ScanToPDF pour mettre en forme un document PDF
6 < p> Imprimer le document à l'aide d'une imprimante de haute qualité, au moins 300 points par pouce (ppp). Si vous avez un scanner couleur , vous devez imprimer en couleur, si vous voulez que votre fichier PDF contient couleur.
7 Assemblez les pages du document dans l'ordre.
8 Run ScanToPDF (voir lien dans les ressources à télécharger ScanToPDF ) . Cliquez sur le bouton "Scan" pour balayer les pages . Assurez-vous que les paramètres de numérisation sont fixés pour au moins 300 dpi. Des réglages plus élevés se traduiront par une meilleure image, mais peuvent ralentir le balayage vers le bas trop. Comme les pages sont numérisées, elles apparaissent sous forme de vignettes sur le côté gauche de la fenêtre de l'application ScanToPDF .
9 Disposez les vignettes dans l'ordre que vous voulez, si elles ne sont pas déjà dans le bon ordre . Vous pouvez regarder de plus grandes versions de chaque page pour vous assurer que chacun est propre et correct si vous voulez.
10 Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le fichier PDF .
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