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La décision d'acheter une imprimante de bureau partagée ou des imprimantes individuelles pour vos employés dépend de plusieurs facteurs :
Facteurs favorisant une seule imprimante partagée :
* Économies de coûts : Une seule imprimante est nettement moins chère au départ que l’achat de plusieurs imprimantes. Cela réduit également les coûts permanents d’encre/toner, de maintenance et de réparations.
* Gain de place : Une imprimante prend beaucoup moins de place que plusieurs imprimantes.
* Gestion plus facile : La gestion d'une imprimante est plus simple que la gestion de plusieurs imprimantes, y compris les mises à jour logicielles, les calendriers de maintenance et le dépannage.
* Impact environnemental réduit : Une imprimante consomme moins d’énergie et produit moins de déchets que plusieurs imprimantes.
Facteurs favorisant les imprimeurs individuels :
* Productivité accrue : Les employés n'auront plus à faire la queue ni à partager le temps d'impression, ce qui entraînera une productivité potentiellement plus élevée, en particulier dans les bureaux très fréquentés.
* Temps d'arrêt réduits : Si une imprimante tombe en panne, cela n’affecte pas l’ensemble du bureau.
* Sécurité améliorée : Les imprimantes individuelles peuvent offrir un meilleur contrôle sur les documents sensibles. Ceci est particulièrement important si vous traitez des informations confidentielles.
* Besoins spécialisés : Si les employés ont des besoins d'impression différents (par exemple, impression grand format, types de papier spécialisés), des imprimantes individuelles peuvent être nécessaires.
* Satisfaction des employés : Avoir une imprimante dédiée peut améliorer la satisfaction des employés et réduire la frustration.
Éléments à prendre en compte :
* Nombre d'employés : Pour une très petite équipe, une imprimante partagée peut suffire. Pour une équipe plus grande, des imprimantes individuelles pourraient être plus efficaces.
* Volume d'impression : Un volume d'impression élevé peut nécessiter plusieurs imprimantes, même si elles sont partagées.
* Budget : Tenez compte du coût total de possession pour les deux options, y compris l’achat initial, les consommables, la maintenance et les coûts potentiels des temps d’arrêt.
* Type de travail : La nature de votre travail dictera le volume d’impression et le besoin de fonctionnalités spécialisées.
* Aménagement du bureau : L'aménagement physique de votre bureau peut affecter la commodité d'une imprimante partagée.
Recommandation :
Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, une seule imprimante partagée de haute qualité constitue souvent la solution la plus rentable et la plus efficace. Toutefois, si vos employés ont des besoins d’impression élevés, des documents sensibles ou nécessitent des fonctionnalités spécialisées, investir dans des imprimantes individuelles pourrait être un meilleur choix. Pesez soigneusement les facteurs mentionnés ci-dessus pour déterminer la meilleure option pour votre situation spécifique. Vous pourriez même envisager une approche hybride :une imprimante partagée pour un usage général et une imprimante plus petite et dédiée pour un service ou une personne particulière ayant des besoins inhabituellement élevés.
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