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Les livres de comptes spécifiques tenus par une école dépendront de sa taille, de sa complexité et des normes ou réglementations comptables applicables dans son emplacement. Cependant, certains livres et registres courants comprennent :
Comptabilité financière :
* Grand livre général : Il s'agit du registre central de toutes les transactions financières, résumant les soldes des différents comptes (trésorerie, comptes clients, comptes créditeurs, revenus, dépenses, etc.). Aujourd’hui, il est souvent géré numériquement.
* Livre de caisse : Enregistre tous les encaissements et paiements. Cela peut être décomposé en livres distincts pour la petite caisse et les comptes bancaires.
* Livre/registre du jour de vente : Enregistre toutes les transactions de vente, y compris les détails des frais de scolarité des étudiants, les ventes de biens ou de services, etc.
* Livre/registre du jour des achats : Enregistre tous les achats de biens et de services.
* Journal : Enregistre toutes les transactions par ordre chronologique avant qu'elles ne soient enregistrées dans le grand livre. Il peut s'agir d'un journal général distinct ou intégré à un système comptable informatisé.
* Grands livres des filiales : Il s'agit d'enregistrements détaillés qui prennent en charge des comptes spécifiques dans le grand livre. Les exemples incluent :
* Grand livre des comptes clients : Enregistre les montants dus par les étudiants ou autres débiteurs.
* Grand livre des comptes créditeurs : Enregistre les montants dus aux fournisseurs et aux créanciers.
* Registre des immobilisations : Enregistre les détails des immobilisations corporelles (EPI) de l'école, y compris le coût, l'amortissement et l'amortissement cumulé.
* Registre d'inventaire (le cas échéant) : Suit le stock de fournitures et de matériel de l'école.
Autres documents importants :
* Documents de paie : Registres des salaires, salaires, retenues et paiements des employés.
* Relevés de rapprochement bancaire : Régulièrement préparé à comparer le relevé bancaire avec le livre de caisse et à identifier les écarts.
* Balance de vérification : Un résumé de tous les comptes du grand livre à un moment précis, utilisé pour garantir que les débits sont égaux aux crédits.
* Compte de résultat (compte de profits et pertes) : Résume les revenus et les dépenses de l'école sur une période spécifique.
* Bilan : Affiche les actifs, les passifs et les capitaux propres de l'école à un moment précis.
* Budget : Un plan des revenus et des dépenses de l'école pour une période spécifique.
Remarque importante : De nombreuses écoles utilisent aujourd'hui des progiciels de comptabilité qui automatisent bon nombre de ces fonctions, intégrant les différents livres de comptes dans un seul système. Les noms et formats de ces enregistrements peuvent varier légèrement en fonction du système comptable utilisé et des exigences locales. Les écoles plus petites peuvent tenir des registres plus simples, tandis que les écoles plus grandes auront besoin de systèmes comptables plus détaillés et plus complexes.
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