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QuickBooks ne dispose pas de section dédiée aux « paiements récurrents » comme le feraient certains autres logiciels. Au lieu de cela, vous gérez les paiements récurrents en créant soit des factures récurrentes ou en utilisant des abonnements . La meilleure méthode dépend du type de paiement récurrent.
1. Factures récurrentes : Cela convient mieux aux services ou produits régulièrement facturés dont le montant peut varier légèrement à chaque fois (par exemple, services d'aménagement paysager, travail indépendant).
* Comment créer : Allez dans « Ventes »> « Créer des factures »> « Récurrent ». Remplissez la facture comme d'habitude, en précisant le client, les articles et le montant. Surtout, définissez les détails de la récurrence :fréquence (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, etc.), date de début et date de fin (facultatif). QuickBooks créera automatiquement des factures en fonction de votre emploi du temps.
* Suivi : Vous pouvez trouver les factures récurrentes à venir et passées sous « Ventes »> « Transactions récurrentes ». Vous pouvez également modifier ou arrêter les factures récurrentes à partir de ce menu.
* Paiements : Lorsqu'un client paie une facture récurrente, vous enregistrez le paiement par rapport à cette facture spécifique, tout comme une facture ordinaire.
2. Abonnements : Cette option est idéale pour les paiements récurrents cohérents et à prix fixe (par exemple, abonnements à des logiciels, abonnements à une salle de sport). Il est mieux organisé que de nombreuses factures récurrentes et vous offre plus d'options de reporting.
* Comment créer : Le processus exact dépend de votre version de QuickBooks. Généralement, vous retrouverez la création de l'abonnement dans la rubrique ventes, éventuellement sous un menu « Clients » ou « Articles vendus ». Vous devrez définir l'article/produit d'abonnement avec son prix et son cycle de facturation. Ensuite, attribuez l'abonnement à un client.
* Suivi : Les outils de gestion des abonnements varient légèrement en fonction de votre version de QuickBooks (en ligne ou sur ordinateur). Recherchez des rapports et des tableaux de bord dédiés liés aux abonnements pour suivre les paiements et le statut.
* Paiements : Comme pour les factures récurrentes, vous enregistrez les paiements par rapport aux factures générées pour chaque cycle de facturation d'abonnement.
Considérations clés :
* Différences de version : Les étapes exactes et les emplacements des menus peuvent différer légèrement selon que vous utilisez QuickBooks en ligne, QuickBooks Desktop ou une version spécifique de QuickBooks. Consultez votre documentation d'aide QuickBooks ou recherchez votre version spécifique pour obtenir des instructions précises.
* Modes de paiement : QuickBooks s'intègre à divers processeurs de paiement. Vous pouvez les utiliser pour automatiser les paiements récurrents de vos clients. Cela devra être configuré séparément.
* Rappels automatisés : QuickBooks peut être configuré pour envoyer des rappels automatiques aux clients concernant les factures récurrentes à venir.
* Rapports : Utilisez les rapports QuickBooks pour suivre les revenus générés par les paiements récurrents. Ceci est particulièrement utile pour les abonnements, où les fonctionnalités de création de rapports peuvent être plus avancées.
En bref, bien qu'il n'existe pas de module unique « paiements récurrents », QuickBooks fournit des outils robustes – factures et abonnements récurrents – pour gérer efficacement votre facturation récurrente. Choisissez l'approche qui correspond le mieux à votre modèle commercial et à vos pratiques de facturation. En cas de doute, commencer par des factures récurrentes offre plus de flexibilité pour des tarifs variés.
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