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Si votre travail dépend de suivi des données sur des centaines de dossiers , la création d' une forme simple base de données de l'ordinateur vous permet de faire cela . Oubliez avoir à posséder de compétences informatiques particulières ou des logiciels coûteux . Si vous comprenez pourquoi la forme de base de données est nécessaire et comment il peut être utilisé , suivant ces étapes simples peuvent vous aider à créer. Instructions
1 déterminer pourquoi la forme de base de données est nécessaire . Si le formulaire doit résumer les données clés sur les enregistrements longs , prévoir suffisamment d'espace pour un résumé . Si le formulaire est nécessaire pour préparer les listes de diffusion , puis la catégorie petites fentes devraient suffire . La forme de base de données contient des champs pour le regroupement des faits et des tables qui contiennent les catégories et comprennent également les faits.
2 Sélectionnez le logiciel le plus convivial ordinateur. Des programmes comme Excel, Access et même créer des formes de base de données Microsoft Word .
3 considérer les champs en divisant le sujet en catégories. Par exemple , les formes de base de données sur les dossiers médicaux identifier le nom , l'âge, l'adresse et le diagnostic du patient . Inclure des champs distincts pour chaque fait .
4 Créer des tableaux pour consigner les faits sur chaque sujet . Par exemple, si le formulaire a un champ pour le diagnostic , le sujet est le patient et la table d'un patient doit être sur le formulaire. Il y aura également une table pour antécédents médicaux et les antécédents médicaux de la famille.
5 Groupe les champs selon les tables. Attribuer un champ à une table et assurez-vous que le domaine ne détient pas de données répétitives . Par exemple, mettre le nom du patient dans le domaine de diagnostic provoque le nom du patient à reproduire dans de nombreux dossiers car le patient peut avoir plus d'un diagnostic .
6 Décidez quel domaine contient les données les plus évidentes qui distinguent que notamment sous forme de base de données à partir des autres. Un exemple pour les dossiers médicaux serait le nom du patient. Ce champ de données évident est celui par lequel les formes de base de données sont recherchées .
7 Entrer les données sur la forme de base de données . Isoler les données clés sur chaque dossier qui va vers le formulaire. Une forme de base de données vise à souligner que les informations pertinentes d'un document plus longue plutôt que d'être une copie carbone de ce document.
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