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1. Facilité de recherche et de récupération : Trouver des informations spécifiques dans un fichier informatique est beaucoup plus rapide et plus facile que de parcourir des fichiers physiques. Les fonctions de recherche permettent une localisation rapide des données en fonction de mots-clés, de dates ou d'autres critères. Les fichiers manuels nécessitent une navigation manuelle et reposent souvent sur des systèmes d'indexation imparfaits.
2. Espace de stockage réduit : Les fichiers numériques nécessitent beaucoup moins d'espace physique que les fichiers papier. Des téraoctets de données peuvent être stockés sur un disque dur ou un stockage cloud relativement petit, contrairement au vaste espace nécessaire aux classeurs et aux salles de stockage.
3. Sécurité améliorée des données : Les fichiers informatiques peuvent être protégés par des mots de passe, des mesures de cryptage et de contrôle d'accès, empêchant ainsi les accès non autorisés et les violations de données. Les fichiers physiques sont vulnérables au vol, aux dommages et à la copie non autorisée.
4. Efficacité et productivité accrues : Les fichiers informatiques facilitent les flux de travail rationalisés. Les données peuvent être facilement partagées, copiées, modifiées et traitées électroniquement, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts par rapport aux processus manuels de copie, de classement et de transport de documents physiques.
5. Sauvegarde des données et récupération après sinistre : Les fichiers informatiques peuvent être facilement sauvegardés sur plusieurs emplacements, réduisant ainsi le risque de perte de données due à une panne matérielle, à des catastrophes naturelles ou à d'autres événements imprévus. La sauvegarde et la restauration de fichiers physiques sont beaucoup plus fastidieuses et prennent beaucoup de temps, et impliquent souvent un risque de perte plus élevé.
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