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Le contrôle des documents est d'une importance primordiale dans un contexte d'ingénierie. Ceci s'applique particulièrement aux ministères qui ont besoin de stocker les documents relatifs aux méthodes utilisées dans leurs procédures . Du département qui a besoin d'avoir une procédure en place pour les nouvelles recrues , à la fin de processus de fabrication , il est nécessaire d'avoir un moyen de contrôler la création , la révision, la qualité et la mise à jour de ces documents. Diverses formes de contrôle des documents
Process Selon le type de l'ingénierie qui est entrepris , la quantité et le style de contrôle varient considérablement. Par exemple, pour le génie logiciel, il peut y avoir moins de dessins mécaniques, mais peut-être plus de diagrammes de processus. De toute façon, il doit y avoir une structure pour le processus.
Quelques principes de base doivent être suivies . Tout d'abord, les documents sont générés par un département d'émission. Elles sont principalement utilisées par ce ministère et d'autres ministères peuvent avoir une entrée dans le processus. Mais le contrôle global devrait être prise par le service émetteur .
Ensuite , un ensemble de documents doit être créé par une équipe de rédacteurs . Les documents doivent être examinés , et donc une équipe d'examinateurs doivent être mis en place qui ont le pouvoir d'examiner et d' avoir fait l'objet de la connaissance pour faire des corrections et finalement approuver chaque étape.
Procédures normalisées d'exploitation
procédures SOP ( procédures opérationnelles standard ) existent dans toutes les organisations de formaliser les procédures pour tous les aspects du travail qui est fait . Il est important de saisir les modalités de fonctionnement de tous les secteurs de l'organisation . De procédures pour la prise de nouveaux collaborateurs à des procédures pour des opérations spécifiques dans une entreprise de fabrication , chaque procédure est importante .
Bien sûr , un ministère devrait être en mesure d'identifier rapidement un SOP spécifique pour une procédure spécifique. Il doit être facile à trouver et il doit être stocké en toute sécurité et ne peut être modifié , sauf dans un processus de contrôle des documents formalisés. Toutes les mises à jour doivent être clairement inscrits dans l'emplacement approprié et il devrait être clair qui fait le changement , la raison et la date et l'heure il a été fait .
La mécanique pour contrôler les documents
Mécanique un document sera créé à partir d' un ensemble de notes prises pendant l' entrevue d'une PME ( sujet sxpert ) et le mettre dans une forme lisible par un rédacteur technique . Le document sera ensuite envoyé pour examen , où il sera mesuré par rapport à un ensemble de directives standard pour la création de ce type de document. Au cours de la création d'un document comme celui-ci , il va passer par beaucoup de personnes différentes qui auront tous leur entrée point de vue unique dans le processus. Enfin, le document atteindra approbation et être stocké dans un référentiel de documents où n'importe qui doit avoir accès à elle sera en mesure de voir.
A tout moment, une mise à jour peut être nécessaire pour le document. Si c'est le cas , le contrôle efficace des documents sera capturer les modifications éventuelles, les raisons pour le faire ( par exemple , une mise à jour de firmware ) et la personne qui a fait le changes.Finally , tous les documents doivent être soumis au contrôle de la qualité , ce sera un étape supplémentaire visant à maintenir la barre de façon à ce que la norme de documents ne tombe jamais en dessous d'un certain niveau prescrit.
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