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Le coût attendu de la mise en œuvre d'un nouveau plan de projet est difficile à estimer sans détails spécifiques sur le projet. Cependant, je peux vous fournir un cadre et des facteurs communs à prendre en compte pour vous aider à le calculer.
1. Définir le périmètre et la structure de répartition du travail (WBS) :
* Définir clairement les objectifs, les livrables et les limites du projet. Qu’essayez-vous de réaliser ? Qu’est-ce qui sera considéré comme « fait » ?
* Créer un WBS : Décomposez le projet en tâches plus petites et gérables. Ceci est crucial pour une estimation précise des coûts. Chaque tâche du WBS doit avoir une définition claire et le résultat attendu.
2. Identifier et estimer les coûts des ressources :
Pour *chaque tâche* de votre WBS, identifiez les ressources nécessaires et leurs coûts associés :
* Coûts de main d'œuvre :
* Rôles : Identifiez les rôles spécifiques nécessaires (par exemple, chef de projet, développeur, concepteur, testeur).
* Taux horaires/salaires : Déterminez le coût horaire ou salarial pour chaque rôle. Incluez les avantages sociaux, les taxes et les frais généraux.
* Heures estimées : Estimez le nombre d’heures que chaque rôle consacrera à chaque tâche. C’est souvent la partie la plus difficile, et celle où l’expérience et le jugement d’un expert sont cruciaux.
* Formule : (Taux horaire ou équivalent salaire) x (Heures estimées) =Coût de la main-d'œuvre par tâche et par rôle
* Coûts matériels :
* Identifier les matériaux : Quels supports physiques ou numériques sont nécessaires ? (par exemple, matériel, licences logicielles, stockage cloud, matières premières, fournitures).
* Quantités : De quelle quantité de chaque matériau aurez-vous besoin ?
* Coûts unitaires : Quel est le coût unitaire de chaque matériau ?
* Formule : (Quantité) x (Coût unitaire) =Coût du matériau
* Coûts d'équipement :
* Identifier l'équipement : Quel équipement est nécessaire ? (par exemple, outils spécialisés, licences de logiciels, serveurs).
* Location/Achat : Allez-vous louer, louer ou acheter l’équipement ?
* Frais de location/Prix d'achat : Quels sont les coûts associés ?
* Frais de maintenance : Tenez compte des coûts d’entretien ou de réparation continus.
* Coûts des logiciels :
* Licences logicielles : Déterminez le coût des licences logicielles et les frais d’abonnement récurrents.
* Frais de déplacement :
* Emplacement : Où les déplacements seront-ils nécessaires ?
* Transport : Estimez les coûts des billets d’avion, des billets de train, du remboursement des kilomètres, de la location de voitures.
* Hébergement : Estimer les frais d'hôtel.
* Per diem : Comptabilisez les dépenses quotidiennes (repas, faux frais).
* Coûts de formation :
* Besoins de formation : Les membres de l’équipe auront-ils besoin d’une formation pour mener à bien le projet ?
* Cours de formation : Quels sont les coûts des cours, du matériel et des instructeurs ?
* Coûts du consultant/entrepreneur :
* Tarifs horaires/journaliers : Quels sont les tarifs pour les consultants ou les entrepreneurs ?
* Heures/jours estimés : Combien d’heures ou de jours seront-ils nécessaires ?
* Frais généraux :
* Loyer/Utilitaires : Allouez une partie du loyer et des services publics de votre entreprise au projet.
* Frais administratifs : Incluez les coûts du soutien administratif, de la comptabilité et des services juridiques.
* Assurance : Tenez compte de tous les frais d’assurance pertinents.
* Généralement appliqué en pourcentage des coûts directs (main-d'œuvre, matériaux, etc.)
* Coûts imprévus :
* Problèmes imprévus : Mettez de côté un fonds de prévoyance pour couvrir les problèmes ou les retards imprévus. Une fourchette courante va de 5 à 15 % du coût total du projet, en fonction de la complexité et du risque du projet.
3. Techniques d'estimation des coûts :
* Estimation analogique (de haut en bas) : Utilisez le coût réel d'un projet antérieur similaire comme base pour estimer le coût du projet actuel. Il s'agit d'une méthode rapide mais moins précise si les projets ne sont pas véritablement comparables.
* Estimation paramétrique : Utilisez des relations statistiques entre les données historiques et les paramètres du projet (par exemple, coût par ligne de code, coût par pied carré) pour estimer les coûts.
* Estimation ascendante : Estimez le coût de chaque tâche dans le WBS, puis résumez-le pour obtenir le coût total du projet. C’est la méthode la plus précise mais aussi la plus longue.
* Estimation en trois points : Utilisez des estimations optimistes, pessimistes et les plus probables pour chaque tâche. Une formule courante est la suivante :
* PERT (Technique d'évaluation et de révision du programme) : (Optimiste + 4 * Très probable + Pessimiste) / 6
* Cela donne une moyenne pondérée, tenant compte de l'incertitude.
4. Outils et logiciels :
* Feuilles de calcul (Excel, Google Sheets) : Utile pour le suivi et les calculs de base des coûts.
* Logiciel de gestion de projet (Microsoft Project, Asana, Jira, Smartsheet) : Fournissez des fonctionnalités pour créer un WBS, attribuer des ressources, suivre les progrès et gérer les coûts.
* Logiciel d'estimation des coûts : Logiciel spécialisé conçu pour une estimation détaillée des coûts.
5. En résumé :
1. Calculez le coût de chaque tâche.
2. Sommez les coûts de toutes les tâches pour obtenir le coût direct du projet.
3. Ajoutez les frais généraux en pourcentage des coûts directs (le cas échéant).
4. Ajouter le fonds de prévoyance.
5. Le résultat est le coût total estimé du projet.
Exemple (simplifié) :
Supposons que vous développiez une petite application mobile :
* Tâches (WBS) : Recueil des besoins, conception, développement, tests, déploiement
* Main d'œuvre : Développeur (50 $/h), Concepteur (40 $/h), Testeur (30 $/h), Chef de projet (60 $/h)
* Matériel : Licences logicielles (500 $), hébergement cloud (100 $/mois pendant 3 mois)
* Estimations (simplifiées) :
* Développement :100 heures de temps de développeur =5 000 $
* Conception :50 heures de temps de concepteur =2 000 $
* Test :40 heures de temps de testeur =1 200 $
* Gestion de projet :20 heures de PM =1 200 $
* Coûts directs totaux : 5 000 $ + 2 000 $ + 1 200 $ + 1 200 $ + 500 $ + (3 * 100 $) =10 200 $
* Contingence (10 %) : 1 020 $
* Coût total estimé du projet : 10 200 $ + 1 020 $ =11 220 $
Considérations clés pour la précision :
* Données historiques : Utilisez les données de projets antérieurs pour améliorer vos estimations.
* Jugement d'expert : Impliquez des membres expérimentés de l’équipe et des experts en la matière dans le processus d’estimation.
* Hypothèses : Documentez toutes les hypothèses formulées au cours du processus d’estimation. Si les hypothèses s’avèrent fausses, le coût en sera affecté.
* Évaluation des risques : Identifiez les risques potentiels et leur impact sur les coûts du projet.
* Révision et mises à jour régulières : Revisitez et mettez à jour vos estimations de coûts à mesure que le projet progresse et que de plus amples informations deviennent disponibles. Les estimations de coûts ne sont pas une activité « ponctuelle ».
* Frappement de la portée : Gérez soigneusement la portée du projet pour éviter des coûts inattendus. Les demandes de changement doivent être soigneusement évaluées pour leur impact sur les coûts.
En suivant ces étapes et en tenant compte de ces facteurs, vous pouvez développer une estimation plus précise et fiable du coût attendu de la mise en œuvre de votre nouveau plan de projet. N'oubliez pas que l'estimation des coûts est un processus itératif et nécessite une surveillance et des ajustements continus.
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