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Vous ne pouvez pas directement « supprimer » un fournisseur dans QuickBooks Online (QBO) s'il est associé à des transactions. Supprimer un fournisseur avec des transactions existantes risquerait de perdre des données financières importantes. Au lieu de cela, vous devez désactiver ou marquer comme inactif le vendeur. Cela les supprime de votre liste de fournisseurs actifs mais préserve les données historiques.
Voici comment désactiver un fournisseur dans QuickBooks en ligne :
1. Allez dans le menu Fournisseurs : Accédez à l'onglet « Fournisseurs » de votre compte QuickBooks en ligne. L'emplacement exact peut varier légèrement en fonction de votre version de QBO, mais il se trouve généralement dans le menu de navigation de gauche.
2. Trouver le fournisseur : Localisez le fournisseur que vous souhaitez désactiver dans la liste des fournisseurs.
3. Ouvrez le profil du fournisseur : Cliquez sur le nom du fournisseur pour ouvrir son profil.
4. Désactiver le fournisseur : Recherchez un paramètre qui vous permet de marquer le fournisseur comme inactif. Cela implique généralement un interrupteur à bascule ou une case à cocher. La formulation exacte peut varier (« Actif », « Inactif », « Marquer comme inactif », etc.). Activez/cochez la case pour désactiver.
5. Enregistrer les modifications : Enregistrez les modifications apportées au profil du fournisseur.
Considérations importantes :
* Transactions : Si vous tentez de supprimer un fournisseur avec des transactions ouvertes, QuickBooks vous en empêchera et affichera probablement un message d'erreur indiquant que le fournisseur est lié à des transactions en cours. Vous devez résoudre ces transactions (payer les factures impayées, etc.) avant de pouvoir désactiver le fournisseur.
* Réconciliation : Avant de désactiver des fournisseurs ayant effectué des transactions récentes, assurez-vous que vos comptes sont rapprochés pour éviter des écarts potentiels.
* Utilisation future : Lorsqu'il est désactivé, un enregistrement de fournisseur n'est pas facilement accessible dans les listes de fournisseurs standard. Toutefois, vous pouvez toujours les retrouver si nécessaire grâce à la fonction de recherche. Si vous devez réintégrer le fournisseur, inversez simplement les étapes de désactivation.
Si vous utilisez QuickBooks Desktop, le processus est similaire, mais les emplacements exacts des menus et la terminologie peuvent différer légèrement. Consultez votre documentation d'aide QuickBooks Desktop ou recherchez en ligne des instructions spécifiques à votre version.
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