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Une des nombreuses fonctionnalités pratiques de QuickBooks est la capacité de communiquer avec tous les clients et les fournisseurs par e-mail dans une communication de masse. Les factures , les reçus de vente , bons de commande et autres formulaires peuvent être envoyés par courriel à des clients et des fournisseurs en quelques clics de souris. Synchronisation Outlook et QuickBooks permettra non seulement emails mais aussi les rendez-vous avec les contacts , les dates d'échéance des paiements et d'autres peuvent être répertoriées et analysées dans les deux QuickBooks et le programme Outlook . Instructions
1 fichier de sauvegarde de votre société . Pour ce faire monter sur le bouton "Fichier" et cliquez dessus . Faites défiler jusqu'à la touche "Backup" et cliquez sur OK. Vous serez invité à l'emplacement où enregistrer ce fichier de sauvegarde , choisissez un lecteur flash ou un disque dur externe. Si les clients et les fournisseurs ne sont pas entrés correctement , vous pouvez vous retrouver avec un gâchis après la synchronisation est terminée. Vous devez restaurer la sauvegarde et supprimez le fichier synchronisé si cela arrive.
2 Cliquez sur l' onglet "Fichier " dans la barre de menu du haut . Faites défiler jusqu'à l'option " Utilitaires" et cliquez dessus. Cliquez sur le bouton " Synchroniser les contacts " .
3 Vérifiez le fichier QuickBooks pour les contacts dupliqués dans le client et vendeur de listes. Pour ce faire, ouvrir le centre de la clientèle et lu chaque nom. Si vous trouvez un client ou un fournisseur qui a été dupliqué , vous devrez fusionner en un seul avant de commencer le processus de synchronisation .
4 Fusionner les clients et les fournisseurs dupliqués. Ouvrez le nom du client qui est plus complète , en d'autres termes celui qui a le plus de transactions et rempli d'informations de contact. Leur nom , adresse, numéro de téléphone et votre adresse e-mail seront dans la fenêtre en haut à droite lorsque vous cliquez sur leur nom. Cliquez sur le bouton «Modifier la clientèle» .
Copiez le nom dans la zone supérieure et appuyez sur " Ctrl" et " C". Ensuite, ouvrez le client dupliqué et cliquez sur le bouton «Modifier la clientèle» . Sélectionnez le nom dans la boîte supérieure et appuyez sur "CTRL" "V" pour coller le nom du client précédent ( ou le vendeur ) dans cette boîte et cliquez sur le bouton " OK".
Une fenêtre d'avertissement s'affiche et vous dire que le nom est déjà en cours d'utilisation et vous demande si vous voulez fusionner. Cliquez sur " OK" et la boîte se ferme avec un effet sonore le "déclic de l'appareil photo » et ils seront fusionnés
5 Téléchargez le logiciel de synchronisation de Intuit . Vous serez invité à télécharger le logiciel qui va terminer la tâche de synchronisation. Vous aurez besoin d'entrer l'adresse e-mail que vous utilisez avec Outlook et cliquez sur le bouton " Continuer vers les téléchargements " pour l'installer. Cliquez sur le bouton "Exécuter " lorsque vous êtes invité . Ce processus peut prendre environ cinq minutes. Vous serez à nouveau invité à cliquer sur le bouton "Exécuter " , cliquez dessus.
6 Cliquez sur "Suivant" sur le QuickBooks Contact Sync pour assistant Outlook. Accepter les termes du contrat de licence pour continuer, puis choisir le dossier de destination pour enregistrer ce programme. Pour accepter l'emplacement par défaut , cliquez simplement sur le bouton "Suivant" . Pour la modifier, cliquez sur le bouton "Modifier" . Lorsque vous avez fait cela, cliquez sur le bouton "Installer " . Une fois le processus terminé , cliquez sur le bouton "Terminer" .
7 Ouvrez le programme Outlook et vous verrez un nouvel onglet " QuickBooks " et le bouton " Synchroniser les contacts " à côté de lui . Cliquez sur ce bouton et suivez les instructions qui s'affichent lors de la synchronisation . Si il sont dupliqués contacts que vous avez manqué correction dans votre fichier QuickBooks , l'assistant arrêter le processus et demandez ce que vous voulez faire avec les duplications .
Une fois cette partie terminée, la synchronisation est terminée et vous serez être en mesure d' avoir un dossier Outlook de tous les courriels envoyés et être capable de prendre soin de communications avec tous vos contacts de manière plus efficace .
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